Tri základné kroky ako prejsť na e-kasu. Plus prvá pomoc, ak to nestíhate.

Tri základné kroky, ako prejsť na e-kasu

1. Vybaviť si internet.

Ak podnikateľ nemá na svojej prevádzke internet, musí si ho čo najskôr zabezpečiť. Náklady na vybavenie internetu ako aj následné internetové poplatky znáša podnikateľ.

2. Vybrať si medzi dvoma možnosťami e-kasy.

Podnikateľ si môže vybrať buď virtuálnu registračnú pokladnicu (ďalej ako „virtuálna pokladnica“) alebo on-line registračnú pokladnicu (ďalej ako „online pokladnica“). Obe tieto formy sa jednotne označujú ako e-kasa.

• Virtuálna pokladnica je online rozhranie priamo na portáli Finančnej správy. Podnikatelia  musia mať počítač (prípadne mobil či tablet) s pripojenou tlačiarňou, cez ktorú budú zákazníkom tlačiť doklad o prijatí platby. Výhodou je, že samotná virtuálna pokladnica je poskytovaná zdarma. Nevýhoda je spojená práve s tlačou dokladov. Jeden doklad „spotrebuje“ papier o rozmeroch A4. Okrem toho, že ide o neekologické riešenie, pri častom tlačení dokladov sa papier do tlačiarne stáva aj nákladnou položkou. Na tlač dokladov je potrebné mať pripojenú tlačiareň. Alternatívne by malo byť možné zaslať doklad o úhrade zákazníkovi e-mailom, s čím však musí zákazník súhlasiť a svoj e-mail podnikateľovi na tento účel poskytnúť. (pozn. opravené dňa 10.6.2019) Virtuálna pokladnica preto môže byť riešením pre podnikateľov, ktorý vystavujú doklady o platbe príležitostne. Prípadne môže byť virtuálna pokladnica prvou pomocou, o čom píšeme nižšie.
• Online pokladnica zjednodušene predstavuje štandardné pokladnice. Tie však musia byť spĺňať parametre e-kasy. Podnikatelia by si teda mali buď zakúpiť nové pokladnice alebo si pre tie existujúce kúpiť rozširujúci upgrade balíček. To predstavuje pre podnikateľov náklady navyše, čo nie je dobrá správa. Na druhej strane však ide o riešenie, na ktoré už podnikatelia sú zvyknutí.

3. Zaregistrovať e-kasu na portáli Finančnej správy.

Podnikateľa čaká štandardná byrokracia, ktorú je potrebné zdolať. Väčšina podnikateľov ju musí vybavovať výlučne elektronicky, cez portál www.financnasprava.sk, vo svojej osobnej zóne.

• Pri registrácii virtuálnej pokladnice sa stačí prihlásiť na portál Finančnej správy a podať žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient, s uvedením „pridelenie kódu VRP“. Po spracovaní žiadosti zašle Finančná správa do prostredia e-kasy podnikateľovi prihlasovanie údaje pre vstup do virtuálnej pokladnice. Prihlasovacie údaje (či už tie zvolené podnikateľom, či tie pridelené Finančnou správou) by si mal podnikateľ zapamätať. Nie sú potrebné žiadne inštalácie.
• Ak má podnikateľ zakúpenú novú online pokladnicu, resp. upgrade pre existujúcu pokladňu, mal by následne na portáli Finančnej správy podať žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient, s uvedením „pridelenie kódu ORP“. Po spracovaní žiadosti Finančnou správou si ďalej musí stiahnuť z portálu Finančnej správy inicializačný a autentifikačný balíček. Tieto je potrebné nainštalovať do pokladnice. S týmto krokom vedia podnikateľom pomôcť výrobcovia pokladníc, resp. existujúce servisné organizácie.

Nestíhate s vašou elektronickou registračnou pokladnicou prejsť na e-kasa? Poradíme vám.

Výrobcovia pokladníc avizovali, že termín na spustenie e-kasy je prakticky nestihnuteľný. V praxi existujú dve riešenia situácie.

Prvé riešenie vyžaduje zmenu legislatívy tak, že sa predĺži prechodné obdobie zavádzania e-kasy a teda sa posunie finálny termín, od kedy je e-kasa pre podnikateľov povinná. V čase vydania tohto poradenského blogu bola táto možnosť zo strany predstaviteľov štátu vnímaná ako nereálna.

Druhé riešenie je pre prípad, že k zmene legislatívy nepríde a zároveň podnikateľ potrebuje online  pokladnicu, ktorú mu však výrobca, resp. servisná organizácia nevedia dodať do konca júna 2019. V takom prípade odporúčame, aby si podnikateľ zaregistroval virtuálnu pokladnicu. Túto môže používať od júla 2019 až do doby, kým mu výrobca dodá novú pokladnicu, resp. kým mu bude dodaný upgrade existujúcej.

Pri druhom riešení treba podnikateľov ubezpečiť, že v praxi môžu mať zaregistrovaných ľubovoľný počet virtuálnych pokladníc. Tiež môžu mať súbežne zaregistrovaný ľubovoľný počet virtuálnych pokladníc aj online pokladníc.

Zároveň však treba upozorniť, že proces vybavenia virtuálnej pokladnice tiež určitú dobu trvá. Preto jej vybavenie netreba odkladať a treba o ňu požiadať čo najskôr.